具体操作流程如下：
1、登录开票软件，进入管理模块，选择负数填开，点击专用负数。
2、按照系统提示导入红字信息表，点击确定。
3、系统自动生成退货，复核无误后，点击开具。
4、退货开具成功。
发生退货的处理方法如下：
纳税人开具普通如发生销货退回，处理办法视以下情况而定：
1.购货方未入账、销货方也未入账的，则必须收回并注明“作废”字样，与存根联及其他联次一起粘贴以备核查;
2.购货方未入账、销货方已入账的，则必须收回原，开具蓝字退货进仓单，方可开具等额的红字，红字记账联撕下作为冲账凭证，其余联次不得撕下，收回的粘贴在红字存根联背面以备核查;
3.购货方已入账的，销货方不论是否入账，销货方须取得购货方出具的有效书面证明，填制蓝字退货进仓单后，方可开具等额的红字;
4.购货方的有效书面证明，必须记载与和销货清单内容一致的事项，包括原联的复印件和银行收款进账单(原已付款的)，以及退货的原因并加盖购货方单位印章或财务专用章;
5.销货方以购货方的有效书面证明(上述第1、2点除外)、蓝字退货进仓单和红字记账联作为会计记账凭证并作相应的会计账务处理。
法律依据：
《中华人民共和国管理办法实施细则》 第二十七条 开具后，如发生销货退回需开红字的，必须收回原并注明“作废”字样或取得对方有效证明。 开具后，如发生销售折让的，必须在收回原并注明“作废”字样后重新开具销售或取得对方有效证明后开具红字。
